○西川町文書管理規程
(平成10年3月31日告示第12号)
改正
平成16年5月20日告示第20号
平成19年3月16日告示第4号
平成21年5月7日告示第13号
平成23年2月18日告示第4号
平成24年3月27日告示第10号
平成28年3月23日告示第7号
西川町文書管理規程(昭和48年10月町告示第3号)の全部を改正する。
目次
第1章　総則
第1節　通則(第1条－第7条)
第2節　文書管理組織(第8条－第11条)
第2章　本庁の文書管理
第1節　文書の収受(第12条－第18条)
第2節　文書の起案及び決裁(第19条－第29条)
第3節　文書の施行及び発送(第30条－第34条)
第4節　文書の整理保管及び保存(第35条－第46条)
第3章　出先機関の文書管理(第47条)
附則

第1章　総則
第1節　通則
(趣旨)
第1条　この規程は、事務処理を適正にし、その能率的運営を図るため、本庁及び出先機関における文書の管理について、必要な事項を定めるものとする。
(適用範囲)
第2条　文書の管理については、別に定めるものを除くほか、この規程に定めるところによる。
(用語の意義)
第3条　この規程における用語の意義は、次の各号に定めるところによる。
(1)　課　西川町課設置条例(昭和48年8月町条例第21号)に規定する課及び室並びにこれらに準ずるものとする。
[西川町課設置条例(昭和48年8月町条例第21号)]
(2)　文書　事務の処理に必要な一切の書類をいう。
(3)　普通文書　特殊文書、図書印刷物及び個人あての文書以外の文書をいう。
(4)　特殊文書　親展文書、特殊送達物及び秘密文書をいう。
(5)　図書印刷物　定期又は不定期刊行物をいう。
(6)　個人あて文書　職員個人あての封書(明らかに私信と認められるものを除く。)及びその他の文書で親展文書以外のものをいう。
(7)　親展文書　内容を受信者以外の者に秘するため、封皮に「親展」又はこれに類する用語を表示した封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(8)　特殊送達物　書留、電報及び小包をいう。
(9)　秘密文書　その事案が部外の者に秘さなければならないものであるため、「秘」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(10)　起案文書　決裁を求めるため起案した文書をいう。
(11)　決裁文書　決裁が終わった文書をいう。
(12)　合議文書　その事案が起案課の所掌事務に関する起案文書で、関係課(委員会を含む。以下同じ。)の決裁を求めるため回付した文書をいう。
(13)　供覧文書　参考のため、若しくは指示を受けるため上司又は関係課の閲覧に供したものをいう。
(14)　発送文書　決裁文書に基づき郵送、使送等の方法による一定の手続きにより庁外等に送達するものをいう。
(15)　完結文書　決裁文書で、一定の手続きに従って施行され、かつ、事案の処理を完結したものをいう。
(16)　未処理文書　収受又は配付された文書で、処理がなされないままになっているものをいう。
(17)　未完結文書　起案した文書で、いまだ決裁に至らず、又は決裁を得たがいまだ施行されず、かつ、事案の処理が完結しないものをいう。
(18)　廃棄文書　総務課(以下「文書主管課」という。)及び事務を所掌する課(以下「主務課」という。)において、保存中の文書が保存期間を満了したため、一定の手続きに従って廃棄する文書をいう。
(19)　配付　文書主管課で受領した文書を主務課に送達することをいう。
(20)　収受　文書主管課から送達及び直接送達された文書、郵便物等を主務課において一定の手続きに従って受領することをいう。
(21)　郵送　文書を郵便により庁外に送達することをいう。
(22)　使送　文書を職員が直接相手方へ送達することをいう。
(23)　返送　誤って送達された文書、郵便物等を差出人に送達することをいう。
(24)　保管　完結した文書を主務課において整理しておくことをいう。
(25)　保存　完結した文書を書庫において整理しておくことをいう。
(事務処理の原則)
第4条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2　文書による事務の処理は、別に定めるところにより、決裁を受けて行うものとする。
3　文書の処理は、迅速かつ適正に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第5条　文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡素かつ明確に表現するよう努めなければならない。
2　文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令その他総務課長(以下「文書主管課長」という。)が縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。
(文書取扱いの原則)
第6条　文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2　文書の汚損がはなはだしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第7条　秘密文書は、特に綿密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の目にふれる箇所に放置してはならない。
2　秘密文書を保管又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、複写紙、資料等についても、同様とする。
第2節　文書管理組織
(文書主管課長)
第8条　文書主管課長は、文書の管理に関する事務を総括する。
2　文書主管課長は、文書の管理に関し、文書取扱主任及び文書取扱担当者を指導するとともに文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。
(主務課長)
第9条　主務課長は、常に主務課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第10条　課に文書取扱主任を置く。
2　文書取扱主任は、各課の庶務担当係長をもって充てる。
3　文書取扱主任は、文書取扱担当者を指揮監督し、文書の保管の状況を常に把握し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
(文書取扱担当者)
第11条　課に文書取扱担当者を置く。
2　文書取扱担当者は、職員のうちから課長が指名する。
3　主務課長は、前項に規定する文書取扱担当者を指名したときは、直ちに当該氏名を文書主管課長に報告しなければならない。
これを変更したときも、同様とする。
4　文書取扱担当者は、文書取扱主任の指示を受けて次の各号に掲げる文書事務を行う。
(1)　文書の収受に関すること。
(2)　文書事務処理の促進に関すること。
(3)　文書の発送手続に関すること。
(4)　文書の整理及び保管に関すること。
(5)　完結文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6)　その他課内の文書処理に関し必要なこと。
第2章　本庁の文書管理
第1節　文書の収受
(文書の収受)
第12条　本庁に到達した文書は、文書主管課において封皮により主務課を確認し、直ちに主務課の文書取扱担当者に配付しなければならない。ただし、封皮のみでは主務課が確認できないものについては、開封のうえ、封皮を添えて配付するものとする。
2　特殊文書の送達を受けたときは、前項の規定にかかわらず、封皮に受付日付印(別記様式第1号)を押し、特殊文書送達簿(別記様式第2号)に所要事項を記入し、主務課の文書取扱担当者に配付し、受領印を特殊文書送達簿に徴さなければならない。
[別記様式第1号] [別記様式第2号]
第13条　文書取扱担当者は、文書の配付を受けたとき、及び直接持参の方法により文書の送達を受けたときは、親展文書で収受の手続きをとる必要がないと文書取扱主任が認めるものを除き、当該文書の余白に受付日付印を押し、文書受付簿(別記様式第3号)に所要事項を記入しなければならない。ただし、軽易な文書は文書受付簿への記入を省略することができる。
[別記様式第3号]
(誤って配付された文書の処理)
第14条　文書取扱担当者は、誤って文書が配付されたときは、これを文書主管課に回付しなければならない。
(収受時刻の記載)
第15条　訴願、訴訟、審査請求、個人又は団体の権利義務に関係あるものその他収受の日時が権利の得失又は変更に関係ある文書は、その余白に取扱者が受領時刻を記入のうえ押印し、封筒のあるものはそれを添付し、第12条第2項に準じて取り扱うものとする。
[第12条第2項]
(収受の際の事故文書等の処理)
第16条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、文書主管課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(勤務時間外の文書の受領)
第17条　勤務時間外に到達した文書は、宿日直員において受領し、次の各号により処理し、宿日直勤務終了後、文書主管課長又は次の宿日直員に引き継がなければならない。
(1)　内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得失に関係ある旨を表明した文書は、当該文書の余白に到達日時を記載し、取扱者の印を押しておくこと。
(2)　電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、電話等により直ちに名あて人又は関係者に連絡すること。
(3)　その他の文書は、結束しておくこと。
(配付を受けた文書の処理)
第18条　文書取扱担当者は、収受した文書を文書取扱主任を経由して課長の査閲に供さなければならない。ただし、定例又は簡易な文書は、事案担当係長に、親展文書及び個人あて文書は、名あて人に直接配付するものとする。
2　課長は、配付された文書を査閲し、処理上の指示を付し文書取扱主任を経由して文書取扱担当者に回付しなければならない。この場合において、重要又は異例な文書で上司の指示により処理すべきと認められるものは、直ちに供覧の処理を行い、その指示を受け、又は承認を得るものとする。
3　文書取扱担当者は、前項の規定により回付を受けた文書を、文書取扱主任の指示により事案担当係長に回付しなければならない。この場合において、必要に応じ他の係の閲覧に供するものとする。
4　事案担当係長は、課長の指示に基づき自ら処理するもののほか、必要事項を付し、文書を事案担当者に回付するものとする。
第2節　文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第19条　文書の起案は、別に定めがある場合のほか、左横書きの場合は別記様式第4号の起案用紙を用い、縦書きの場合は別記様式第5号の起案用紙を用いなければならない。
[別記様式第4号] [別記様式第5号]
2　定例又は軽易なものは、帳票処理又は余白処理等により処理することができる。
3　同一文例により継続的に起案される文書に係るものについては、あらかじめ文書主管課長の承認を得たものに限り、例文様式により処理することができる。
第20条　文書の起案は、次の各号により行わなければならない。
(1)　起案は、原則として1事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(2)　急施を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について特殊の取扱いを要するものは、起案用紙の所定欄その他にそれぞれの要旨(至急、秘等)を朱書きすること。
(3)　西川町事務代決及び専決事務に関する規程(昭和48年10月町訓令第4号)の定める決裁区分により、次に掲げる決裁区分を表示すること。
[西川町事務代決及び専決事務に関する規程(昭和48年10月町訓令第4号)]
ア　甲　町長の決裁を要するもの
イ　乙　副町長限りの決裁を要するもの
ウ　丙　課長限りの決裁を要するもの
(4)　文書を起案するときは、文書分類記号表(別表)による分類記号及び保存期間を記載すること。
[別表]
(5)　関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(6)　添付書類で小さいものは、中央部で左端をそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部に張り、設計図、地図その他の添付書類で大きなものは、折込みとするほか適宜袋に入れて綴ること。
(7)　金額の訂正その他特に重要なものを加除訂正する場合には二線で訂正し、訂正者は、訂正箇所に認印を押印すること。
(8)　その他公用文の作成については、別に定める文書作成基準により、簡単平易かつ正確に記載すること。
(合議)
第21条　起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主務課長の決裁を経て関係課長に合議しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案については、合議を省略することができる。
2　合議を受けた課長は、直ちに査閲し、合議予定日まで同意又は不同意を決定するよう努めなければならない。この場合において、検討に日時を要するときは、あらかじめ起案課に連絡しなければならない。
3　合議を受けた事項について疑義又は異議があるときは、電話又は口頭をもって起案課と連絡協議し、なお協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
第22条　他課の所掌事務に関係する事案については、前条の合議に替えて連絡会議等あらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め調整を行うことができる。
2　前項の規定により意見の調整ができたときは、前条の合議は省略することができる。
第23条　起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、文書主管課長に合議し、その文書の審査を受けなければならない。
(1)　議会に提出する議案
(2)　規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(3)　町長名をもって発する行政処分案で重要なもの
(4)　契約に関するもので重要かつ異例に属するもの
(5)　その他重要、異例及び新例に属するもの
第24条　合議済文書を廃案したときは、起案課において、その旨を合議先の関係課に通知しなければならない。
(発送文書の審査)
第25条　発送に係る起案文書については、主務課長は、適正な文書が作成されるよう形式面についての文書審査を行わなければならない。
(重要文書等の持ち回り)
第26条　急施、秘密又は説明を要する文書は、起案者又はその上司において自ら持ち回りしてこれを行うことができる。
(文書の認印)
第27条　合議先の認印の押印は、係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。
2　回議を受けた係長、課長、副町長及び町長は、認印を押印するものとする。
(代決)
第28条　西川町事務代決及び専決事務に関する規程により、その事務を代決したときは、「代」と朱書きし、押印するものとする。
[西川町事務代決及び専決事務に関する規程]
(供覧)
第29条　文書の供覧については、第21条、第22条及び第27条の規定を準用する。
[第21条] [第22条] [第27条]
第3節　文書の施行及び発送
(記号及び番号)
第30条　文書には、決裁者の決裁が終わったときは、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略し、号外として施行することができる。
(1)　条例、規則、告示及び訓令を公示令達する場合は、町名を冠してその種別を付け、番号は、その種別ごとの令達番号簿(別記様式第7号)により、暦年による一連番号とすること。
[別記様式第7号]
(2)　指令を公示令達する場合は、町名を冠してその種別を付け、これに続けて次号に定める文書の記号を付け、番号は会計年度の一連番号とすること。
(3)　その他の文書で発送を要する場合は、当該主務課のかしら文字を付け、番号は文書発送簿(別記様式第8号)により会計年度による一連番号とすること。
[別記様式第8号]
(文書の日付)
第31条　文書の日付は、特別に指定したもののほか、文書の施行する日とする。
(公印)
第32条　発送文書には、西川町公印規程(昭和36年10月町規程第5号)に定める手続きに従い公印を押印しなければならない。ただし、発送部数の特に多いものについては、同規程第8条に規定する手続きに従い、公印の押印に替えて公印の印影を印刷し、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
[西川町公印規程(昭和36年10月町規程第5号)]
(1)　書簡文書
(2)　書簡文書以外の文書で、町の機関又は他の地方公共団体の機関に対して発するもの(町長名又は副町長名で発するもの及びその内容が特に重要なものを除く。)
(3)　書簡文書以外の文書で、町の機関及び他の地方公共団体の機関以外のものに対して発するもの(その内容が軽易なものに限るものとし、町長名又は副町長名で発するものを除く。)
(4)　前3号に掲げる文書のほか、文書主管課長が特に公印の押印を省略することを適当と認めた文書
2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、施行文書(書簡文書及び同項第2号に掲げる文書のうち町の機関に対して発するものを除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
(文書の発信者名)
第33条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとし、文書の本文末尾に主務課係名を付記するものとする。
(発送手続)
第34条　文書を発送しようとするときは、次の各号により行わなければならない。
(1)　発送文書を郵送しようとするときは、郵便の種別により区分し、文書主管課に引き継ぐこと。
(2)　郵便切手又ははがきを使用して処理するときは、郵便切手受払簿(別記様式第9号)に所定事項を記入し、文書主管課長の承認を得ること。
[別記様式第9号]
(3)　使送するときは、主務課において使送票(別記様式第10号)に必要な事項を記入して送達し、重要使送の場合は、名あて人又は関係人から受領印を徴すること。
[別記様式第10号]
(4)　現金、証券、小包その他特別の包装を必要とするものは、主務課で包装その他適切な措置をすること。
(5)　電報は、直ちにその電文等について審査のうえ発信すること。
(6)　前各号の規定によりがたい場合は、文書主管課長が別に定める基準により発送すること。
第4節　文書の整理保管及び保存
(文書の保全)
第35条　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理)
第36条　文書は、常に未処理文書及び未完結文書に区分整理し、保管しておかなければならない。
2　処理の完結した文書は、次の各号に掲げるところにより製本し、保管庫に保管しておかなければならない。
(1)　事案の処理が完結した日の属する会計年度ごとに、文書分類記号表に定める区分に従い、事案の処理の完結月日順にまとめること。
(2)　2年度以上にわたる文書を1冊として編集する場合は、表紙にその旨を記入するとともに年度の異なるところに区分紙を入れてその区分を明らかにすること。
(3)　図面類、調査資料等で共にとじ難いものは、袋に入れて編てつし、又は袋に入れて別に整理し、財務関係帳票などは、保存用箱に入れて整理すること。
(4)　簿冊等には、あらかじめ文書索引(別記様式第11号)を付け、文書の処理の完結した都度これに所要の事項を記載し、当該文書を編てつし、又は整理すること。
[別記様式第11号]
(文書の保管)
第37条　文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間主務課に保管するものとする。
2　前項の保管期間は、保存期間に算入するものとする。
(文書の保存期間)
第38条　処理の完結した文書は、別に保存期間について定めのあるものを除き、次の各号に定めるところにより、これを保存しなければならない。ただし、必要と認めたときは、文書主管課長の承認を得て保存期間を変更することができる。
(1)　第1種　永年(表示色　赤色)
(2)　第2種　10年間(表示色　青色)
(3)　第3種　5年間(表示色　黄色)
(4)　第4種　3年間(表示色　緑色)
(5)　第5種　1年間(表示色　白色)
2　第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1)　条例、規則、訓令、告示その他例規類
(2)　町公報
(3)　町及びその区域内の字の境界又は名称等に関する書類
(4)　訴願及び訴訟に関する書類
(5)　町長の事務引継ぎに関する書類
(6)　職員の人事に関する重要な書類
(7)　公署、学校等の設立及び廃止に関する書類
(8)　財産及び公債並びに重要な契約に関する書類
(9)　公印に関する書類
(10)　各種の重要な台帳及び原簿
(11)　町の沿革に関する重要書類
(12)　前各号のほか、永久保存の必要があると認めるもの
3　第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1)　予算及び決算に関する書類
(2)　事務報告書
(3)　事務監査に関する書類
(4)　議会に関する書類
(5)　前各号のほか、10年保存の必要があると認められるもの
4　第3種に属する文書は、次のとおりとする。
(1)　税及び税外収入に関する文書
(2)　出納に関する文書
(3)　主な行政施策に関する文書
(4)　官報及び県公報
(5)　行政執行上参考となる統計資料に関するもの
(6)　前各号のほか、5年保存の必要があると認められるもの
5　第4種に属する文書は、3年保存の必要があると認められるものとする。
6　第5種に属する文書は、次のとおりとする。
(1)　通知、照会等で、後日参照を必要としない文書
(2)　原簿又は台帳に記帳を終わった申請書、届書及び統計その他製表の材料に供した文書
(3)　前各号のほか、1年保存の必要があると認めるもの
(保存期間の起算)
第39条　文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保存文書の編てつ等)
第40条　保存文書の簿冊の厚さは、6センチメートル以内とし、表紙(別記様式第12号)、背表紙(別記様式第13号)及び文書索引を付けなければならない。ただし、1冊にし難いときは、枝番号を付けて分冊することができる。
[別記様式第12号] [別記様式第13号]
2　前項に定めるもののほか、保存文書の編てつ等については、第36条第2項の規定に準じ製本するものとする。
[第36条第2項]
(保存文書の引継)
第41条　第37条に規定する保管期間を経過した文書で第38条第1項の規定により保存すべきものは、保存文書引継書(別記様式第14号)を添付し、5月末日までに文書取扱主任において文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常時使用する等特別な理由により引き続いて主務課で保管しようとするときは、文書主管課長の承認を得て保管することができる。
[第37条] [第38条第1項] [別記様式第14号]
2　前項ただし書の場合において、主務課長は、引継ぎを行わない文書を引継保留文書整理簿(別記様式第15号)により整理し、文書主管課長に提出しなければならない。
[別記様式第15号]
(文書の保存)
第42条　文書主管課長は、前条の規定により引継ぎを受けたときは、編集の適否等について審査し、適当と認めた引継文書は保存文書管理台帳(別記様式第16号)に登録し、年度別、保存期間及び文書分類記号別に整理し、書庫に保存しなければならない。この場合において、審査の結果不適当なものがあるときは、主務課長に対しその修正又は補完を求めることができる。
[別記様式第16号]
(保存文書の借覧)
第43条　保存文書を借覧しようとする者は、保存文書貸出簿(別記様式第17号)に所要事項を記入し、文書主管課長の承認を得なければならない。
[別記様式第17号]
2　保存文書の借覧期間は、5日以内とする。ただし、文書主管課長の承認を得て、借覧期間を延長することができる。
3　借覧中の文書は、いかなる理由があっても他に転貸、抜取り、書込み、取替え又は差替えをしてはならない。
4　借覧中の文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、文書主管課長の許可を得たものについては、この限りでない。
5　借覧中の文書を紛失し、又は汚損したときは、遅滞なく所属長の認印ある始末書を文書主管課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第44条　保存期間が満了した保存文書は、文書主管課において毎年5月末日までに廃棄文書目録(別記様式第18号)を作成し、主務課長の確認を得てこれを廃棄する。
[別記様式第18号]
2　保管期間が経過し、第41条の規定による保存の手続きをとる必要がない文書又は保存期間が満了した文書で第41条ただし書の規定により主務課において保管しているものは、文書取扱主任がこれを廃棄しなければならない。
[第41条] [第41条]
3　文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、主務課長の請求があるときは、更に期間を定めて保存することができる。
第45条　廃棄しようとする文書で、秘密文書に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは焼却し、又は裁断するなど適当な方法をとらなければならない。
(書庫の管理)
第46条　書庫の中は、常に清潔に保ち、湿気及び虫害を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
第3章　出先機関の文書管理
第47条　出先機関の文書管理については、本庁の文書管理に関する規定を準用する。
附　則
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附　則(平成16年5月20日告示第20号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月16日告示第4号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成21年5月7日告示第13号)
この規程は、平成21年5月7日から施行する。
附　則(平成23年2月18日告示第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附　則(平成24年3月27日告示第10号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附　則(平成28年3月23日告示第7号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
別表
文書分類記号表
中分類01234567891011
＼
大分類
0総務庶務行政区域組織運営法規文書広報公聴統計議会選挙監査訴願訴訟　　
1人事庶務要員任免服務賞罰給与労務研修厚生　　　　
2財務庶務予算決算出納税務税外徹収財産町債財産区　　
3用品庶務事務用備品事務用消耗品事務用機械器具燃料原材料車両　　　　　
4住民庶務戸籍住民登録外国人登録印鑑消防防災交通安全　　　　
5民生庶務一般福祉児童福祉国民健康保険労働環境浄化保健年金路線バス　　　
6経済庶務農業養蚕畜産林業水産商工観光金融農業委員会　　　
7建設庶務都市計画道賂橋梁河川溝渠災害復旧公園緑地建築寒河江ダム大規模レクリェーション基地開発発電村山広域水道
8教育文化庶務学校教育学校保健社会教育学術振興　　　　　　　
9企業庶務病院診療所水道　　　　　　　　　
0　総務
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務町制町史秘書渉外町村会儀式褒賞庁中取締庁中施設運用管理外部団体　
1行政区域諸務行政区域合併分離　　　　　　　
2組織運営諸務職制総合企画連絡調整事務管理　　　　　
3法規文書諸務法規浄書証明公印発受者整理保存帳票　
4広報公聴諸務広報活動陳情請願公聴　　　　　　
5統計諸務人口統計商工業統計農林水産業統計事業所統計教育統計労働統計各種統計町勢要覧　
6議会諸務招集議員議案議事委員会　　　　　
7選挙諸務国会議員選挙県関係選挙町関係選挙最高裁判国民審査投票直接請求　　　　
8監査諸務業務監査出納監査審査　　　　　　
9訴願訴訟諸務審査請求訴願訴訟和解調定強制執行賠償　　　
1　人事
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務　　　　　　　　　
1要員諸務職階定員現員要員計画　　　　　　
2任免諸務試験採用昇任・降任昇給・降給配置異動休復職退職資格　　　
3服務賞罰諸務勤務時間考課身分出張時間外勤務表彰分限懲戒　　
4給与諸務報酬給料諸手当賃金退職手当　　　　　　
5労務諸務公務災害職員団体　　　　　　　
6研修諸務監督者研修派遣研修職場研修　　　　　　
7厚生諸務共済互助　レクリェーション　健康管理保険　　　
8　　　　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
2　財務
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務財政計画財政調査報告財政公表　　　　　　
1予算諸務当初予算補正予算執行管理　　　　　　
2決算諸務作票　　　　　　　　
3出納諸務資金収納支払前渡金指定金融機関基金　　　
4税務諸務町県民税資産税都市計画税諸税目的税国税土地登録家屋登録　
5税外諸務使用料手数料補助金交付金交付税財産収入寄附金負担金雑収入　　
6徴収諸務滞納繰越調査整理納入督励微収猶予差押処分欠損処分執行停止　　
7財産諸務土地建物工作物重要器具町有林有価証券財産権　　
8町債諸務長期債短期債　　　　　　　
9財産区諸務取得管理処分　　　　　　
3　用品
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務調達業者用品調査用品計画用品契約　　　　　
1事務用備品諸務購入保管受払亡失き損処分　　　　　
2事務用消耗品諸務購入保管受払亡失き損処分　　　　　
3事務用機械器具諸務購入保管受払亡失き損処分　　　　　
4燃料諸務購入保管受払亡失き損処分　　　　　
5原材料諸務購入保管受払亡失き損処分　　　　　
6車両諸務購入　　　　　　　　
7　　　　　　　　　　　
8　　　　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
4　住民
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務自衛隊自動車臨時運行許可　　　　　　　
1戸籍諸務届出編成記録閲覧証明犯罪人名簿人口動態調査　　　　
2住民登録諸務届出登録閲覧証明　　　　　　
3外国人登録諸務届出登録証明　　　　　　
4印鑑諸務届出登録証明　　　　　　
5消防諸務消防団消防施設火災予防危険物予防広域消防　　　　
6防災諸務防災計画会議災害救助水防気象防犯山岳遭難　　
7交通安全諸務安全計画安全施設交通共済　　　　　　
8　　　　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
5　民生
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務　　　　　　　　　
1一般福祉諸務生活保護老人福祉身体障害者戦傷病者戦役者遺族救護住宅授産　　
2児童福祉諸務児童保護医療児童給付金母子福祉保育所へき地保育所児童館　　　
3国民健康保険諸務運営被保険者給付施設　　　　　
4労働諸務失業対策出かせぎ対策労働者福祉　　　　　　
5環境浄化諸務環境衛生清掃埋火葬墓地畜犬登録公害西村山広域行政自然保護　　
6保健諸務伝染病結核予防接種母子衛生保健指導健康づくり成人病精神衛生無医無歯科地区
7年金諸務福祉年金拠出年金　　　　　　　
8路線バス諸務運行会計開設施設　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
6　経済
小分類01234567891011
＼
中分類
0庶務諸務食糧管理計量　　　　　　　　　
1農業諸務経営農作物開拓防疫農業振興農業構造改善耕地事業災害　　　
2養蚕畜産諸務生産奨励経営家畜衛生飼料作物養蚕　　　　　　
3林業諸務森林計画森林保護入会林野治山治水分収造林林道指導災害林業構造改善作業道林地開発
4水産諸務水産　　　　　　　　　　
5商工諸務経営指導中小企業振興企業融資地下資源　　　　　　　
6観光諸務観光宣伝観光事業観光行事　　　　　　　　
7金融諸務中小企業融資農林漁業融資貯蓄　　　　　　　　
8農業委員会諸務農地振興交換分合　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　　　
7　建設
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務施行業者買収収用事業計画国土調査　　　　　
1都市計画諸務計画調査街路公園緑地下水道　　　　　
2道路橋梁諸務補助事業単独事業施設管理　　　　　　
3河川溝渠諸務補助事業単独事業　　　　　　　
4災害復旧諸務公共災害単独事業　　　　　　　
5公園緑地諸務施設施設管理　　　　　　　
6建築諸務一般建設住宅　　　　　　　
7寒河江ダム諸務計画調査事業買収収用　　　　　　
8大規模レクリェーション基地諸務計画調査事業買収収用　　　　　　
9開発諸務計画調査事業　　　　　　　
10発電諸務計画調査事業買収収用　　　　　　
11村山広域水道諸務計画調査事業買収収用　　　　　　
8　教育文化
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務教育委員会学制施設運用管理県費職員人事教育予算育英奨学資金　　　
1学校教育諸務就学入学就学猶予免除就学奨励教育課程研究指導教材理科センター　　
2学校保健諸務学校体育学校保健衛生学校給食学校安全会　　　　　
3社会教育諸務青少年指導成人数育社会教育関係団体文化振興体育振興社会体育関係団体体育施設施設活動視聴覚図書
4学術振興諸務町指定文化財埋蔵文化財民俗町史編さん関係　　　　　
5　　　　　　　　　　　
6　　　　　　　　　　　
7　　　　　　　　　　　
8　　　　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
9　企業
小分類0123456789
＼
中分類
0庶務諸務　　　　　　　　　
1病院診療所諸務経理資財施設　　　　　　
2水道諸務経営計画会計資材施設営業附帯事業　　　
3　　　　　　　　　　　
4　　　　　　　　　　　
5　　　　　　　　　　　
6　　　　　　　　　　　
7　　　　　　　　　　　
8　　　　　　　　　　　
9　　　　　　　　　　　
別記様式第1号
受付日付印

様式第2号
特殊文書送達簿

様式第3号
文書受付簿

様式第4号
起案用紙

様式第5号
起案用紙

様式第6号 　削除
様式第7号
令達番号簿

様式第8号
文書発送簿

様式第9号
郵便切手受払簿

様式第10号
使送票

様式第11号
文書索引

様式第12号
表紙

様式第13号
背表紙

様式第14号
保存文書引継書

様式第15号
引継保留文書整理簿

様式第16号
保存文書管理台帳

様式第17号
保存文書貸出簿

様式第18号
廃棄文書目録